Se você emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou lida com qualquer outro documento fiscal eletrônico, atenção: a forma de armazenar os XMLs de documentos fiscais mudou. O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), em conjunto com a Receita Federal, publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, trazendo novas regras que impactam diretamente empresas e profissionais da área contábil e fiscal.
O que mudou?
A principal alteração é o novo prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos. A partir de 1º de maio de 2025, os arquivos XML deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por pelo menos 132 meses, ou seja, 11 anos.
Antes, o prazo era de 5 anos, o que representa um aumento significativo no tempo de armazenamento obrigatório.
Quais documentos fiscais estão incluídos?
A nova regra abrange todos os tipos de documentos fiscais eletrônicos. Confira a lista:
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
- NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
- CT-e e CT-e OS – Conhecimento de Transporte
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais
- BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
- NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica
- GTV-e – Guia de Transporte de Valores
- DC-e – Declaração de Conteúdo
- NFCom – Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Todos esses documentos devem ser armazenados no formato XML, com acesso garantido durante todo o período exigido.
Como deve ser feito o armazenamento?
Os Estados e o Distrito Federal poderão regulamentar os meios tecnológicos permitidos para a guarda dos arquivos, que podem incluir:
- Armazenamento em nuvem
- Servidores locais
- HDs externos
- Sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED)
O mais importante é que os documentos estejam sempre acessíveis, íntegros e completos, incluindo todos os eventos fiscais relacionados, como cancelamentos, inutilizações e outras alterações.
E se eu não cumprir essa obrigação?
O descumprimento do novo prazo de guarda dos XMLs pode gerar multas e penalidades fiscais, especialmente se, durante uma fiscalização, os documentos exigidos não forem apresentados.
Prazo para o Fisco continua sendo de 5 anos
Mesmo com a obrigação de guardar os XMLs por 11 anos, vale lembrar que o prazo para o Fisco constituir o crédito tributário continua sendo de 5 anos, conforme o art. 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN).
Isso significa que, salvo em casos de fraude, simulação ou dolo, o Fisco só pode autuar o contribuinte dentro desse prazo legal. Porém, a obrigação acessória de manter os documentos por 132 meses continua válida, independentemente desse limite.
XMLs de Documentos Fiscais regulamentado
Com o Ajuste SINIEF nº 2/2025, o armazenamento dos XMLs de documentos fiscais regulamentados passa a exigir mais atenção das empresas. Manter um controle digital eficiente e seguro será fundamental para evitar problemas futuros com o Fisco.
Se você ainda não possui uma estratégia adequada de guarda de documentos fiscais eletrônicos, este é o momento certo para se atualizar.
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